La situation précédente

Pendant longtemps, inscrire un stagiaire à une session était synonyme de lui créer un compte sur le WordPress avec un accès limité. Ce qui n’était pas sans poser quelques problèmes :

• difficulté de gestion des utilisateurs face à une trop grande quantité de comptes ;
• une adresse email ne peut être utilisée que pour un seul compte, d’où la difficulté d’inscrire à nouveau le stagiaire sur une autre session, éventuellement animée par une autre personne (besoin de partager la liste des stagiaires entre formateurs) ;
• des problèmes de comptage ds stagiaires lors du bilan pédagogique et financier.

De plus, il fallait donner un accès au représentant du client.

S’ensuit donc une remise à plat impliquant la suppression des comptes stagiaire et la création d’un accès par lien unique sans mot de passe (de toute façon 9 stagiaires sur 10 réinitialisaient leur mot de passe à chaque connexion).

Un accès par jeton

Le système des jetons est utilisé par exemple lorsque vous demandez un nouveau mot de passe sur un site parce que vous avez perdu le précédent. Il s’agit d’un lien unique comportant un jeton (une longue chaîne de caractères aléatoires) avec une durée de validité limitée.

Préalable indispensable : il faut enregistrer l’adresse email de la personne qui va recevoir cet accès, que ce soit dans la fiche client ou dans la fiche stagiaire.

Dans la fiche client, le bouton Envoyer accès privé se trouve sous le bloc Pour informations.

Dans la fiche stagiaire il est dans la partie droite.

Cela envoie automatiquement un email à l’adresse enregistrée indiquant au destinataire qu’il peut se connecter.

Le jeton peut avoir une durée limitée de validité. Cette durée est paramétrée dans les options d’OPAGA. Le décompte commence à la première connexion utilisant le jeton et non à l’envoi de l’email.

Une page privée

Chaque jeton donne accès à une page privée.

Sur la page client on trouve un rappel de la proposition de formation (qui peut être personnalisée), le tarif convenu, le planning de la session et les documents administratifs.

Sur la page stagiaire on trouve la proposition de formation, les documents administratifs du stagiaire, les évaluations pré- et post-session.

Gestion des liens privés

Le tableau de bord de la session comporte un nouvel onglet pour suivre l’utilisation des liens privés, les renouveler, les supprimer.

Lorsqu’on se connecte en utilisant un jeton expiré, il vous est proposé de le renouveler. Un nouveau jeton est alors envoyé sur la même adresse email.

Il est également possible de demander un nouveau jeton en passant par la page publique de la session et en indiquant son adresse email. Si l’email n’est pas enregistré comme client ou comme stagiaire, rien n’est envoyé.

Améliorations futures

• Fusionner la page client et la page stagiaire lorsque le contact du client est également un stagiaire ou si le stagiaire est un particulier.
• Sur la page stagiaire créer un cheminement où le stagiaire doit valider certaines étapes pour accéder à la suite : évaluation pré-formation, valider le règlement intérieur.
• La page stagiaire devra en outre donner des informations pratiques sur le lieu de suivi de la formation, ou la procédure pour se connecter en visio-conférence, ainsi que des liens vers les ressources pédagogiques.