Cette partie blog est un peu vide, par manque de temps pour la tenir à jour. Voici tout de même un compte-rendu rédigé en vue de l’audit de suivi Qualiopi d’avril 2023.
Interface pour les formateur⋅ices
Refonte de l’interface de création et modification d’un programme de formation et déplacement en front-end, en cohérence avec le reste du logiciel.
Clarification du tableau de bord formateur
- un onglet agenda qui recense toutes les sessions passées, présentes et futures, rappelle les informations importantes
- un onglet catalogue qui recense montre le catalogue du⋅de la formateur⋅ice (permet d’en ajouter de nouvelles) avec un lien direct pour programmer une nouvelle session à partir d’une formation. La programmation d’une session hors catalogue doit rester une exception.
- les champs obligatoires sont clairement identifiés
Les info-bulles d’aide peuvent être personnalisées par un⋅e responsable.
Distinction claire entre client personne morale et physique : pour une personne physique pas de création de stagiaire et les informations stagiaire sont sur la même page que les informations client. Les informations sont également adaptées (échéancier, acompte à 30 % maximum).
Interface de saisie : tous les champs de formulaire sont enregistrés automatiquement dès qu’un changement est détecté.
Possibilité de copier (pour les clients récurrents comme les donneurs d’ordre) ou déplacer (en cas de report sur une nouvelle date) un client d’une session à une autre.
Les items d’un programme peuvent être pré-remplis (par exemple, l’item sur le handicap est imposé et identique pour tous les programmes). Il est possible de proposer des textes d’exemples pour aider les formateur⋅ices à rédiger certains items.
La complétion des items (programme public de formation, programme de formation pour un client, profil formateur⋅ice) est calculée et indiquée aux responsables qui peuvent ainsi contrôler ce qui est complet et ce qui ne l’est pas encore.
Refonte de la page de gestion d’une session :
- les onglets deviennent des pages à part entière avec leur URL : il est donc possible de les adresser directement.
- clients et stagiaires ont chacun leur page (sauf un particulier dont la page regroupe les informations client et stagiaire)
Une boîte à messages informe de la bonne exécution ou non de certaines opérations.
Réalisation de deux tutoriels d’utilisation d’OPAGA accessibles directement dans l’interface :
- Découverte et premiers pas dans OPAGA
- Gestion d’une session de formation
Relation avec les donneurs d’ordre et bénéficiaires
Création d’un accès privé pour les clients et les stagiaires : mise à disposition d’informations et des documents administratifs.
Un formulaire de contact est disponible sur chaque formation du catalogue : il permet à un visiteur de demander des informations, les dates des prochaines sessions ou l’organisation d’une session intra sur mesure. Selon les paramètres d’OPAGA le message est envoyé à une ou plusieurs personnes en charge des premiers contacts et/ou à la ou les personnes animant habituellement cette formation.
Un programme de formation est visible publiquement dès l’instant où les items obligatoires sont remplis. Il est cependant possible de suspendre un programme.
Gestion de l’organisme
Un ensemble de pages de gestion a été créé :
- Catalogue : vue d’ensemble de toutes les programmes de formation créés
- Équipe pédagogique : gestion et ajout de formateur⋅ices
- Agenda : vue d’ensemble de toutes les sessions programmées sur une période donnée (personnalisable de date à date avec un raccourci pour montrer une année civile entière)
- Clients : vue d’ensemble de tous les clients sur une période donnée (la même que précédemment)
- Stagiaires : vue d’ensemble des stagiaires participant à des sessions contractualisées en direct sur la période (la sous-traitance n’apparaît pas dans cette page)
- Documents : vue d’ensemble de tous les documents créés sur la période
- Veille : vue d’ensemble des actions de veille effectuées par chaque formateur⋅ice
- BPF : cette page était accessible via un autre chemin, c’est logiquement qu’elle apparaît dans les nouvelles pages de gestion
Dans chaque page l’information est présentée sous forme de tableau :
- les colonnes peuvent être triées
- les valeurs peuvent être modifiées directement
De nombreuses alertes sont déclenchées en cas d’absence d’information ou d’information visiblement erronée.
Gestion des documents
Dans une page de session un nouvel onglet permet d’avoir une vue d’ensemble des documents créés et possiblement créables. Il devient possible de sélectionner plusieurs documents (par type, mais pas seulement) et d’effectuer une même opération sur tous (créer le brouillon, demander la signature, etc.)
On peut définir une ou plusieurs personnes signataires parmi les responsables. Il est également possible de désigner des personnes pouvant signer « pour ordre ».
Refonte du système de modèle de documents.
- Dans l’éditeur de modèles tous les mots-clés utilisables sont disponibles, classés par entité (session, client, stagiaire, document, organisme de formation, formateur).
- Pour chaque mot-clé une courte description est fournie, notamment si des options sont possibles.
- Il est possible de définir des mots-clés non prévus dans le logiciel : leur valeur devra être remplie lors de la création du document.
- Des mots-clés conditionnels permettent de gérer plusieurs cas de figure : par exemple, si la valeur de l’acompte est supérieure à zéro, le texte concernant l’acompte dans la convention est affiché. Sinon, il ne l’est pas.
- Amélioration de l’éditeur interne pour insérer des blocs prédéfinis (bloc signatures sous la forme d’un tableau par exemple).
- Mise en évidence des informations manquantes dans un PDF : en blanc sur fond noir dans le PDF et la liste complète affichable dans la boîte de messages.
Refonte de la feuille collective d’émargement.
- Possibilité de faire apparaître plusieurs jours sur une même page avec une case à signer pour chaque créneau défini dans la session.
- Pré-remplissage des stagiaires.
- Création d’autant de pages que nécessaire en fonction du nombre de créneaux horaires et de stagiaires. La ligne réservée aux signatures du ou de la formatrice est présente sur chaque page.
- Chaque page précise les dates de toute la session ainsi que les dates concernées par la présente page.
Amélioration de la personnalisation des rendus PDF des documents produits.
Nouvelle interface graphique
Un webdesigner a réalisé une nouvelle interface, beaucoup plus esthétique. Un intégrateur a adapté le code pour transformer l’interface selon les préconisations du webdesigner.
Bilan de compétences
Fonctionnalités particulières pour le bilan de compétences.
Durée limitée à 24h, une alerte apparaît si la durée définie dépasse.
Page générale expliquant le contexte du bilan de compétences, en sus des programmes respectifs des animatrices de BC.
Tarif horaire non indiqué.
Assiduité des stagiaires
Pour chaque stagiaire, chacun des créneaux horaires peut être coché ou décoché pour préciser la présence ou l’absence.
Au niveau de chaque créneau il est possible noter des remarques.
Classification
Possibilité d’associer des mots-clés (ou catégories) aux formations. Ces mots-clés sont ensuite répercutés aux sessions qui en découlent et aux formateur⋅ices qui les animent.
Cela permettra un affichage précis par catégorie des formations, des sessions et des formateur⋅ices